Firmen und Ansprechpartner
Stammdaten der Firma mit Anschrift, Branche, Status und Betreuer. Dazu beliebig viele Personen je Firma, mit Position, Durchwahl und E-Mail. Suchen, filtern und sortieren geht über alle Felder.
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Eine Kundenkartei fürs Geschäftliche. Clientela merkt sich, welche Firmen du betreust, wer dort dein Ansprechpartner ist, was ihr zuletzt besprochen habt und wen du wann wieder anrufen wolltest. Das Ganze läuft im Browser und speichert alles als ganz normale Excel-Datei in deinem eigenen Google Drive. Keine Installation, kein Abo, kein fremder Server, der deine Kundendaten sieht.
Der Film zeigt, was Clientela löst und warum die Frage, wo die Daten liegen, wichtiger ist als jede Funktionsliste.
In einem Satz
Wer geschäftlich mit Kunden zu tun hat, kennt das Problem. Die Adressen stehen im Mailprogramm, die Notizen auf Zetteln, und was man wem für wann zugesagt hat, steht bestenfalls im Kopf. Bei zehn Kunden geht das gut. Bei hundert nicht mehr.
Genau diese Lücke füllt Clientela. Zu jeder Firma gehören Ansprechpartner, jede Unterhaltung wird als datierter Eintrag festgehalten, und zu jedem Eintrag kannst du vermerken, was als Nächstes zu tun ist und wann. Beim nächsten Öffnen begrüßt dich nicht eine endlose Kundenliste, sondern genau das, was heute ansteht.
„Clientela" ist übrigens der römische Begriff für das Klientelwesen, also das gepflegte Netz aus Kunden und Schutzbefohlenen eines Patrons. Die antike Urform eines CRM.
Was Clientela kann
Stammdaten der Firma mit Anschrift, Branche, Status und Betreuer. Dazu beliebig viele Personen je Firma, mit Position, Durchwahl und E-Mail. Suchen, filtern und sortieren geht über alle Felder.
Beim Öffnen siehst du zuerst, was dran ist, geordnet nach Überfällig, Heute, Diese Woche und Später. Jede Zeile bringt den vollen Zusammenhang gleich mit, also den letzten Gesprächsbericht, das Ergebnis und die Rufnummer. Du kannst handeln, ohne dich erst durchzuklicken.
Eine Wiedervorlage ist kein Häkchen. Du rufst an, hältst fest, was besprochen wurde, und setzt im selben Zug den nächsten Termin. Daraus entsteht automatisch ein neuer Eintrag in der Kundenhistorie. Wer wann eingelöst hat, wird mitprotokolliert.
Du verfasst die Mail in Clientela. Sie landet sofort in der Kundenhistorie und wird danach in dein Mailprogramm übergeben. Eingegangene Mails übernimmst du per Knopfdruck. So bleibt der Schriftwechsel dort, wo der Kunde steht, statt im Postfach zu verschwinden.
Zu jeder Firma lassen sich Angebote mit Wert, Phase und Abschlusswahrscheinlichkeit führen. Der Bereich „Auswertungen" rechnet daraus die offene Pipeline, einen gewichteten Forecast, den gewonnenen Umsatz je Monat, Betreuer und Branche sowie die Abschlussquote und die häufigsten Verlustgründe.
Eine Datei, mehrere Bearbeiter. Beim Speichern führt Clientela den eigenen Stand zeilenweise mit dem aktuellen zusammen, statt ihn zu überschreiben. Zwei Leute können also gleichzeitig arbeiten, ohne dass jemandem etwas verlorengeht.
So fängst du an
Es gibt nichts einzurichten und nichts zu installieren. Wenn du ein Google-Konto hast, bist du in zwei Minuten drin.
Der Knopf ganz unten auf dieser Seite führt dich hin. Es öffnet sich eine normale Webseite, kein Download.
Ein Klick auf „Mit Google Drive verbinden", dann wählst du dein Google-Konto. Beim ersten Mal legt Clientela dort eine Datei namens Clientela-CRM.xlsx an. Das ist von nun an deine Datenbank. Arbeitest du im Team und jemand hat die Datei schon angelegt, nimm stattdessen „Geteilte Team-Datei öffnen". Warum das wichtig ist, steht im nächsten Abschnitt.
Oben rechts auf „+ Firma". Es genügt der Firmenname, alles Weitere kannst du später ergänzen. Danach öffnest du die Firma und legst über „+ Person" den Ansprechpartner an.
In der Firma auf „+ Eintrag". Du trägst ein, worum es ging und was dabei herauskam. Zwei Felder sind die wichtigsten überhaupt, nämlich „Nächster Schritt" und „Wiedervorlage am". Sobald du dort ein Datum setzt, taucht der Vorgang zum richtigen Zeitpunkt von selbst auf der Startseite auf.
Das Zahnrad oben rechts. Dort trägst du deinen Namen ein, damit im Team erkennbar ist, wer eine Wiedervorlage eingelöst hat. Außerdem legst du fest, was beim Klick auf eine E-Mail-Adresse passieren soll, also Gmail, Outlook im Browser, dein Mailprogramm oder einfach nur kopieren. Dasselbe für Telefonnummern.
Zu mehreren arbeiten
Clientela hat keine Benutzerverwaltung und braucht auch keine. Wer mitarbeiten darf, entscheidest du in Google Drive, so wie bei jedem anderen Dokument auch. Du gibst die Datei Clientela-CRM.xlsx für deine Kolleginnen und Kollegen frei, mit Bearbeitungsrecht. Fertig.
Wer neu dazukommt, darf nicht „Neue Datei anlegen" wählen. Sonst entsteht eine zweite, leere Datenbank im eigenen Drive, und die beiden Bestände wissen nichts voneinander. Richtig ist immer „Geteilte Team-Datei öffnen". Danach wählst du die freigegebene Datei einmal aus, und Clientela merkt sie sich dauerhaft. Diese Auswahl gilt für dein Google-Konto, nicht nur für den einen Browser. Wechselst du später vom Rechner aufs Notebook, bist du dort sofort wieder drin.
Gespeichert wird zeilenweise zusammengeführt. Ändert eine Kollegin die Adresse einer Firma, während du beim selben Kunden eine Notiz erfasst, bleiben beide Änderungen erhalten. Nur wenn zwei Leute dasselbe Feld gleichzeitig ändern, gewinnt die jüngere Fassung. Löschungen setzen sich zuverlässig bei allen durch.
Kleiner Hinweis für Safari. Beim allerersten Öffnen einer geteilten Datei blockiert Safari das Auswahlfenster von Google, weil es dessen Cookies unterbindet. Entweder du erlaubst das einmalig in den Safari-Einstellungen unter Datenschutz, oder du nimmst für diesen einen Schritt Chrome. Danach spielt es keine Rolle mehr.
Wo deine Daten liegen
Clientela hat keinen Server und keine Datenbank. Es gibt technisch keine Stelle, an der ich deine Kundendaten sehen könnte, denn sie wandern ausschließlich zwischen deinem Browser und deinem eigenen Google Drive. Die App fragt dabei nur die Berechtigung für eine einzige Datei ab, nämlich die, die sie selbst angelegt hat oder die du ihr ausdrücklich zuweist. Dein übriges Drive bleibt für sie unsichtbar.
Das Speicherformat ist bewusst eine gewöhnliche Excel-Datei mit mehreren Tabellenblättern. Du kannst sie jederzeit in Excel oder Google Tabellen öffnen, weiterverarbeiten oder in ein anderes System importieren. Sollte Clientela morgen verschwinden, hast du deine Daten trotzdem vollständig. Genau das ist der Punkt.
Ein Hinweis, der zur Ehrlichkeit gehört. Hier verarbeitest du Daten anderer Menschen, und damit bist du für diese Daten verantwortlich, nicht der Anbieter der Software. Dazu gehört, deine Ansprechpartner über die Speicherung zu informieren, nicht mehr benötigte Datensätze zu löschen und für den geschäftlichen Einsatz die vertragliche Grundlage mit Google zu klären, wie sie Google Workspace vorsieht. Ein privates Google-Konto ist dafür nicht gedacht. Die vollständige Datenschutzerklärung findest du in der App selbst, ganz unten in der Fußzeile.
Ehrlich bleiben
Vieles davon ließe sich bauen, aber nur mit einem eigenen Server im Rücken. Genau den soll es nicht geben, weil sonst der ganze Vorteil dahin wäre.
Sofort loslegen
Kostenlos und ohne Anmeldung bei mir. Du brauchst nur ein Google-Konto für den Speicherplatz. Zum Ausprobieren legst du einfach ein paar Testfirmen an und löschst sie hinterher wieder, denn die Datei gehört ohnehin dir allein.
Clientela öffnen →Läuft in jedem modernen Browser · am Desktop am schönsten.